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LYYNX
  • Magistrat St. Pölten

    CASE STUDY

Martin Koch, Teamleitung Client- und Anwendungsservices, IT&T
MAGISTRAT ST. PÖLTEN

Der Kunde

 Das Magistrat St. Pölten ist die zentrale Verwaltungsbehörde der Landeshauptstadt Niederösterreichs. Als moderne Kommunal-verwaltung betreut das Magistrat rund 60.000 Einwohner:innen und verantwortet ein breites Leistungsspektrum in den Bereichen Bürger-service, Infrastruktur, Bildung, Kultur, Umwelt, Soziales sowie Digitalisierung und IT. 

Mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten sorgt das Magistrat für die effiziente Erbringung öffentlicher Dienstleistungen und die strategische Weiterentwicklung der Stadt. Dabei spielt der Einsatz digitaler Lösungen eine zentrale Rolle – sowohl zur internen Prozessoptimierung als auch zur bürgernahen Servicebereitstellung. Das Magistrat St. Pölten versteht sich als zukunftsorientierter Dienstleister und innovativer Gestalter kommunaler Entwicklung. 

AUSGANGSSITUATION & PROBLEMSTELLUNG

Vor der Zusammenarbeit mit LYYNX setzte das Magistrat St. Pölten bereits den Snow License Manager ein. Doch die Lizenzverwaltung war sehr aufwendig, da das Know-how im Umgang mit Snow fehlte und die Einarbeitung nicht wie gewünscht gelang. Außerdem waren Zuweisungen von Lizenzen zu Geräten zeitintensiv und fehleranfällig, da diese in manuellen Listen parallel geführt wurden und so im Laufe der Zeit der nötige Überblick verloren ging. Als sich zudem ein neues Microsoft Enterprise Agreement abzeichnete, war klar: So konnte es nicht weitergehen. Das Magistrat St. Pölten entschied sich, das Thema professionell zu lösen und gab das Lizenzmanagement an LYYNX ab. 

LÖSUNG

 Nach der Entscheidung für LYYNX führte das Magistrat das License Management Service (LMS) von LYYNX ein – auf Basis des bestehenden Snow License Managers. LYYNX übernahm nicht nur die technische Betreuung, sondern richtete das Tool sauber ein, ergänzte fehlende Daten und etablierte einen kontinuierlichen Serviceprozess: 


LYYNX übernimmt die zentrale Verwaltung aller Lizenzen – sowohl On-Premise als auch Cloud – und erfasst sowie pflegt diese vollständig 

im Snow-System. Die Lizenzpflege erfolgt dabei automatisiert und wird laufend durch LYYNX aktualisiert, sodass manuelle Arbeiten 

vollständig entfallen. Zusätzlich erhält der Kunde alle drei Monate einen ausführlichen Lizenzbericht mit einer klaren Übersicht über den aktuellen Compliance-Status und mögliche Optimierungspotenziale. Ergänzend dazu informiert LYYNX proaktiv über relevante Entwicklungen am Lizenzmarkt, wie etwa Änderungen bei Microsoft, und bietet somit eine kontinuierliche, vorausschauende Beratung. 

Bestehendes Snow-System wurde optimiert und „auf Vordermann gebracht“


Vollständige Übernahme des operativen Lizenzmanagements durch LYYNX


Quartalsweise Lizenzberichte mit Compliance-Status und Empfehlungen


Regelmäßige Markt-Updates und schnelle Beantwortung aller Rückfragen


ERGEBNIS

Die Einführung von LYYNX LMS brachte für das Magistrat St. Pölten eine massive Entlastung und neue Sicherheit im Lizenzmanagement. 

Der manuelle Aufwand wurde praktisch eliminiert, und damit geht eine hohe Zeitersparnis einher. Es steht eine verbesserte Datenqualität zur Verfügung, da alle Lizenzen und Zuweisungen jetzt sauber gepflegt und transparent sind. Durch fundierte Lizenzberichte wird eine schnelle und sichere Reaktion auf Audits garantiert. Außerdem kann die Verwaltung das gesamte Thema Lizenzmanagement an LYYNX abgeben, womit wiederum interne Ressourcen gespart werden können. 

Valide und belastbare Lizenzdaten – jederzeit abrufbar


Entlastung der internen IT-Abteilung durch vollständige Auslagerung


Keine zusätzlichen Personalressourcen mehr notwendig

Hohe Compliance-Sicherheit durch quartalsweise Lizenzbilanz


Zusammenarbeit mit LYYNX als langfristiger Mehrwert und strategischer Partner

„Seit wir mit LYYNX arbeiten, müssen wir uns um das Thema Lizenzmanagement praktisch nicht mehr kümmern. Alle drei Monate erhalten wir einen vollständigen Lizenzbericht mit unserem Compliance-Status. Das spart nicht nur enorm Zeit, sondern gibt uns auch die Sicherheit, perfekt lizenziert zu sein. 

Wir können das Thema direkt abgeben und wissen: LYYNX kümmert sich zuverlässig um alles – vom Einpflegen der Lizenzen bis zur Markt-Info. Wer die Lizenzthematik professionell auslagern will, findet in LYYNX einen kompetenten und vertrauenswürdigen Partner.“ 

Martin Koch, Teamleitung Client- und Anwendungsservices, IT&T, Magistrat St. Pölten